Dans ce billet je vais décrire comment L’agilité a besoin de règles pour bien fonctionner.

La puissance du chaos

Un ami, grand spécialiste des systèmes qualité, me racontait qu’il était en intervention dans une grande entreprise et qu’il sentait que la culture s’orientait vers le rejet des procédures formelles en favorisant l’improvisation. Vous vous doutez bien qu’il était très mal à l’aise avec ce mouvement. Nous verrons donc comment on peut favoriser les individus et leurs interactions sans oublier l’utilité des procédures.

Nous avons tous les deux travaillé dans des entreprises de développement logiciel spécialisées dans le domaine médical et surveillées par la FDA. Ce contexte oblige une forte documentation et le suivi de règles strictes. Il y a peu de place à l’improvisation. La discussion s’engagea et elle me fournit de la belle matière à réflexion pour quelques semaines.

La valeur des règles

En agilité, on tente d’apprendre de nos erreurs et de ne pas les répéter. Ça tombe bien, dans un système de gestion de la qualité, on tente de repérer les erreurs, de les corriger, de mettre en place des mesures préventives. On établit donc des procédures de fonctionnement qui vont nous permettre de faire moins d’erreurs.

Dans un précédent article (Pensée Lean & Agilité) je mets en évidence que les procédures en Lean sont définies et poussées par la couche de gestion de l’organisation vers les équipes tandis qu’en Agilité, on préconise que ce soit l’équipe qui prenne cette responsabilité. L’organisation tire alors ses procédures des équipes qui les créent.

Pour éviter toute confusion entre les deux, nous allons distinguer les règles des procédures. Les règles servent à encadrer les manières de faire et les procédures sont des bonnes pratiques documentées pour les normaliser. Une procédure peut contenir des règles.

La vie normale d’un développeur de logiciel est remplie de règles. On n’écrit pas du code n’importe comment, on ne le livre pas l’application n’importe comment, on ne vérifie pas du code n’importe comment, etc… Mais d’où viennent ces règles? Certaines sont immuables mais d’autres peuvent être remises en question.

Si pour des raisons légales, il faut être capable de retracer toutes les versions de notre code, eh bien, on doit installer un système de procédures et d’outils qui nous permet de le faire pour la bonne santé de l’organisation. Si un passionné de conformité s’acharne à imposer à toute l’équipe des standards d’écriture de code qui ne sont qu’esthétiques, alors, on pourrait peut-être s’en parler lors d’une rétrospective.

Un autre bel exemple de règles est le nombre d’items permis dans une colonne d’un tableau Kanban (Gestion du WIP). La valeur de cette règle ne fait aucun doute en Kanban.

On a donc besoin de règles et de procédures en agilité mais, allons plus loin pour chercher comment nous pouvons vivre avec elles sans compromettre notre efficacité.

Règles et maturité

Je suis un passionné de photographie. On y trouve des règles de composition. On entend aussi la fameuse phrase : « Des règles, c’est fait pour être contourné ». Oui, mais ça dépend du niveau de maturité du praticien. Rappelons-nous le Shuhari (sagesse traditionnelle, casser avec la tradition, transcender) ou le Guild system (apprenti, compagnon, maître), ils indiquent les niveaux d’expertise que l’on peut retrouver dans toute pratique.

Pour bien fonctionner, un individu ou une équipe, s’ils sont débutants, doivent être encadrés de plus de règles que des individus ou équipes plus matures. Pour les organisations, on dirait que plus elles sont matures, plus elles ont de règles. Oups… Je vous laisse méditer sur cela.

Règles et gestion

Certains gestionnaires sont convaincus qu’ils doivent entourer leurs équipes de règles pour les sécuriser; ou se sécuriser eux même. Ce qui est drôle c’est que ce comportement se retrouve plus chez les gestionnaires qui sont d’ancien programmeurs, comme si on pouvait programmer une équipe. On comprend vite ici que de programmer une équipe tue sa créativité.

Il y aurait donc deux sorte de règles? Celles que l’on peut contourner, redéfinir et celles qui sont immuables. Oui et ce n’est pas toujours facile de les classifier. Par exemple, si l’organisation a décidé d’utiliser des sprints de trois semaines pour toutes ses équipes pour mieux synchroniser ses livraisons ou qu’un organisme réglementaire impose de documenter sur papier, il en va de la performance de toute l’organisation si on remet en cause ces règles.

La gestion doit donc encadrer la créativité? Oui, comme dans une société, on encadre la libre expression ou la manière de conduire une automobile. L’objectif étant la saine évolution de l’organisation ou de la société. Ce n’est certainement pas facile mais il faut trouver le juste niveau d’encadrement de la créativité.

Danser avec les règles

Lorsque l’on danse, il faut suivre le rythme mais on peut être très créatif. Comme on l’a vu le niveau de maturité du danseur fera qu’on peut lui laisser plus ou moins de liberté.

Le rôle du coach agile sera de faire mûrir les individus, les équipes et les organisations pour qu’ils dansent efficacement avec les règles.

Jurgen Appelo nous donne cette équation : DISCIPLINE * SKILL = COMPETENCE.

Wow! C’est exactement notre sujet. Nous souhaitons tous avoir des équipes compétentes. La compétence est une combinaison de talent et de discipline. La discipline, eh bien, c’est les règles que nous nous définissons et que nous choisissons de suivre.

Conclusion

Revenons à la rencontre avec notre ami spécialiste des systèmes qualité. Comme il est un gourou en la matière, il sait qu’un bon système qualité est celui qui sait se redéfinir, s’améliorer au fil du temps. Il faudra donc que les individus et équipes puissent le remettre en question et faire preuve de créativité pour l’améliorer. Il ne faut pas laisser la couche de gestion gérer seule les règles car c’est l’équipe sur le terrain qui a le plus d’information pour les améliorer.

Les membres des équipes, par leurs interactions orientées vers une plus grande productivité, doivent définir les règles et procédures qui augmenteront leur efficience.

Vos équipes sont en mesure de comprendre ce que je viens de décrire. Ce qui est le plus important, c’est qu’elles apprennent à bien vivre avec les règles et procédures. Vous devez donc leur laisser la liberté de créer avec les règles. Il faut surtout briser le mythe qu’elles peuvent nuire à leur productivité.

Si vous avez des commentaires, n’hésitez pas à m’en faire part car ce texte se veut agile; soit en constante recherche d’amélioration.