Dans ce billet je vais décrire comment on peut améliorer nos pratiques d’accueil des nouveaux membres dans nos équipes agiles.

La première question à se poser est : « Est-ce vraiment nécessaire d’intégrer une nouvelle personne à l’équipe? »

L’impact sur le projet en cours sera majeur, donc, il est approprié de vérifier avec la direction du projet si cet ajout sera bénéfique pour le projet.

La force de l’équipe

Les équipes ne sont pas toutes au même niveau dans leur développement. Ramenons le modèle de Tuckman pour décrire rapidement ces niveaux :

ModeleDeTuckman

Accueillir un nouveau membre dans notre équipe sera donc grandement influencé par l’étape où en est rendue l’équipe dans son développement.

  • Formation: L’équipe est en train de se former, alors, ce sont tous les membres qui s’accueillent ensemble. L’accueil d’un nouveau membre se passe bien à ce niveau de maturité.
  • Confrontation: Ce n’est vraiment pas le meilleur moment pour intégrer un nouveau membre. L’image de l’équipe présentée au nouveau risque d’être négative et l’équipe risque de ne pas être disposée à accueillir un nouveau. Le coach agile devra avoir une très grande écoute pour repérer les difficultés et les éliminer.
  • Normalisation: C’est comme l’étape de formation, un des bons moments pour accueillir un nouveau membre.
  • Production: Pendant cette étape, il pourrait arriver que les membres de l’équipe ne veulent pas s’impliquer dans l’accueil de peur d’être détournés de l’objectif central qui est de produire. L’apport positif d’un nouveau membre devra être facile à sentir par tous sinon, une attitude de rejet pourrait se développer.

L’inévitable ralentissement

Il faut accepter que la production de l’équipe sera ralentie pendant l’accueil du nouveau membre. On ne parle pas d’un retard en nombre de jours/personne mais en nombre de semaines/personne. Ajouter ou remplacer un membre a toujours un impact majeur sur l’équipe. Mieux vaut bien le faire :

  • La personne doit apprendre comment l’application fonctionne.
  • Elle doit aussi maîtriser l’organisation de notre code, nos standards et nos outils.
  • Cette personne risque de faire reculer l’équipe dans ses étapes de développement décrites plus tôt.
  • Des membres de l’équipe devront investir du temps pour la former.
  • Il est possible qu’après quelques jours ou quelques semaines on réalise que l’on a fait une erreur et que l’on doive reculer.

L’accueil

L’accueil doit se faire par l’équipe mais c’est la responsabilité du coach de s’assurer que tout se passe très bien.

Pendant plusieurs années, j’ai eu à accueillir de nouveaux membres dans des équipes agiles. J’aimerais donc partager avec vous certaines pratiques qui ont aidé les équipes qui m’entouraient à mieux accueillir leurs nouveaux membres :

  1. Bien choisir les nouveaux membres des équipes. C’est le début! Il me semble évident que ce sont les membres de l’équipe qui sont les mieux placés pour sélectionner les nouveaux membres. Même si cela les détourne légèrement de leurs tâches habituelles, il est très rentable d’impliquer directement les membres des équipes dans la sélection de leurs futurs coéquipiers. Ça évite des erreurs couteuses.
  2. Préparer son environnement de travail plusieurs jours à l’avance. Rien de plus agréable pour un nouvel arrivant que de démarrer l’ordinateur, d’ouvrir ses courriels et de retrouver un mot de bienvenu qui lui indique en détail comment il pourra facilement s’intégrer. L’ordinateur, c’est bien mais quoi de mieux, pour le nouveau, que de croiser un collègue dans le corridor et d’entendre : « Bienvenue parmi nous, si tu as besoin de quoique ce soit, je suis disponible pour t’aider ».
  3. Faire une présentation officielle du nouveau membre à tous et surtout pas par courriel. Il faut humaniser ce moment important. C’est la responsabilité du coach de faire cela, il faut sécuriser tout le monde.
  4. Nommer un mentor. Cette approche classique a fait ses preuves. Si l’on compte seulement sur l’apport naturel de tout le monde, on risque de passer à côté. Pas besoin de nommer une personne d’expérience, le dernier entré fera du très bon travail car son arrivée et l’accueil qu’il a reçu sont encore tout frais dans sa mémoire. C’est au coach de décider quel sera le bon mentor car il y a tellement de critères, qu’on ne peut automatiser cette procédure.
  5. Impliquer le nouveau membre dans sa propre intégration:
    1. On parle souvent de responsabiliser les équipes mais cela commence par responsabiliser les membres. Le nouveau devient donc responsable de son intégration. Notre rôle comme coach devient un rôle de facilitation seulement.
    2. Je présente au nouveau membre une liste de tâches à accomplir qu’il doit gérer lui-même. Il doit réserver ses salles et prendre ses rendez-vous avec les personnes clés lui-même. Il a, aussi, la responsabilité d’entretenir cette liste. Doit-on ajouter des activités? Doit-on en enlever?
    3. Je demande souvent au dernier entré de présenter la liste de tâche d’accueil au nouveau membre. « C’est moi le dernier arrivé, je te comprends… ».
    4. J’ai déjà vu un nouveau se monter un tableau Kanban pour bien organiser ses tâches d’intégration. Pourquoi pas!
  6. Impliquer directement les membres de l’équipe dans l’accueil du nouveau membre. Pendant plusieurs années j’ai fait cela moi-même mais ce sont vraiment les membres de l’équipe qui doivent faire cette intégration. Voici pourquoi :
    1. Ils sont les mieux placés pour présenter leur environnement de travail.
    2. Cela permet de construire des relations personnelles entre les membres de l’équipe et le nouveau membre.
    3. Le nouveau apprend à connaitre ses collègues, il devrait donc être moins gêné de demander de l’aide le cas échéant.
  7. Faire de la programmation en binôme dès les premiers jours. C’est vraiment la meilleure manière d’intégrer un nouveau membre et, de plus, cela permet d’évaluer les compétences du nouveau. On ne sait jamais, il pourrait arriver que dans cette immersion, l’équipe ou le nouveau membre réalise qu’il vaudrait mieux arrêter tout ce processus immédiatement.
  8. Présenter au nouveau venu la banque de connaissances de notre organisation. Il faut lui donner les moyens de trouver tout ce qu’il cherche de manière efficace. On ne parle pas ici seulement d’informations techniques mais, aussi, d’informations sur les livrables aux clients, de guide d’utilisations des divers outils et de guide des procédures de l’organisation.
    Il y a toujours plusieurs règles non écrites dans une équipe ou une organisation. Le nouveau devra se les approprier au fur et à mesure qu’il les rencontrera. La collaboration des autres membres de l’équipe est requise pour l’aider dans cette tâche.
  9. La première semaine, il faut rencontrer le nouveau une fois par jour et lui demander : « Comment ça va? » et bien écouter. Dans les semaines qui vont suivre, la fréquence pourrait être hebdomadaire seulement.
  10. Encourager le nouveau membre ainsi que les membres actuels de l’équipe à avoir des rencontres un-à-un.
  11. Ne pas hésiter à parler de la culture de notre organisation. C’est le meilleur facteur de rétention. Les coéquipiers ne devraient pas hésiter à décrire pourquoi ils aiment travailler pour leur organisation.

En SCRUM

Plus spécifiquement, nous allons explorer l’accueil d’un nouveau membre si l’on pratique le SCRUM.

Le nouveau ne devrait pas écrire de code associé à une histoire qu’il aurait choisie au milieu d’un sprint. Rappelons-nous que lors d’une planification de sprint, les membres d’une équipe s’engagent collectivement à livrer ce qu’ils ont choisi de faire. Le nouveau ne s’est pas engagé encore…

Si l’équipe sait à l’avance qu’un nouveau devra être intégré lors d’un sprint, elle devrait choisir moins de points à livrer sachant que sa vélocité sera affectée.

Le nouveau participera à la rétrospective du sprint en cours. Il serait même très approprié qu’il donne son évaluation et ses recommandations sur l’accueil reçu. Quelques sprints après l’accueil d’un nouveau membre, on devrait ajouter une rétro-évaluation de notre procédure d’accueil dans une rencontre de rétrospective.

Le nouveau participera à la planification du sprint suivant et choisira des tâches selon ses forces et sa capacité à les livrer. Comme il ne connait pas encore beaucoup l’application à livrer, les anciens auront la tâche de le guider.

Le nouveau doit assister aux rencontres journalière dès son arrivée. Il est certain qu’il n’aura pas grand-chose à dire sur le projet en cours mais, cela lui permettra d’en apprendre beaucoup sur la dynamique de sa nouvelle équipe. Il ne doit pas donner le statut de son intégration mais décrire son plan de la journée tout en identifiant où il aurait besoin d’aide.

Le renouveau

Nous avons énuméré quelques inconvénients à accueillir des nouveaux dans une équipe agile mais il y a aussi des avantages :

Une équipe, c’est vivant comme lac, il doit y avoir un peu d’apport d’eau fraîche pour éviter qu’il ne stagne. Un peu de changement bien intégré dans une équipe peut être très bénéfique.

Avec le temps, les membres d’une équipe ont plus tendance à se ressembler qu’à se différencier. Les différences dans un groupe qui doit livrer sont une force et on doit les encourager. Un peu de sang neuf contribue donc à assurer un vent de différence.

Conclusion

Premièrement, j’aimerais remercier toutes les équipes avec lesquelles j’ai travaillé. Elles m’ont permis de construire cette compétence que je partage avec vous aujourd’hui.

On ne peut pas improviser l’accueil des nouveaux dans une équipe agile, c’est trop couteux. C’est la responsabilité du coach agile de s’assurer que l’équipe prend soin de bien planifier cette tâche.

C’est aussi la responsabilité du coach agile de suivre son équipe lorsqu’elle accueille des nouveaux afin de s’assurer que tout se fait le plus harmonieusement possible et que l’équipe en tire de vrai bénéfices.

Si vous avez des commentaires, n’hésitez pas à m’en faire part car ce texte se veut agile; soit en constante recherche d’amélioration.